Adaptar los negocios sustentables a los nuevos tiempos del ciberespacio ya no es opcional para competir sino necesario.
La atención al cliente es uno de los aspectos más importantes en la evolución empresarial. Tener una recepcionista virtual ya resulta fundamental para encargarle la recepción de llamadas. Además, debe ser una persona profesional que asegure un buen trato al cliente. Una secretaria recepcionista o un staf profesional en labores de recepción es normalmente la imagen visible de marca en las empresas, considerando lo imprescindible de hacer que los clientes se sientan cómodos y bien atendidos.
Cada vez es mayor el personal autónomo que decide trabajar a distancia o en un coworking. En consecuencia, se ofrecen miles de opciones en los mercados disponibles por Internet. No obstante, dejar la recepción de llamadas en manos de alguien experto en el ámbito es crucial para salvaguardar el fundamento informativo y fluidez comunicacional de primera mano en los negocios, tanto con clientes como con proveedores y relacionados, además de garantizar cierta imagen corporativa.
Se hace casi indispensable para empresas acreditadas y con ciertos niveles de reputación, que su recepcionista virtual o staff de recepción sea personal profesional, encargado en todo momento de atender a sus clientes. En este sentido, una secretaria virtual puede ser la ayuda ideal que requiere un negocio en marcha para adaptarse a la nueva normalidad, o para un emprendedor que se esfuerza en consolidarse. La utilidad de los call center en muchos casos debe limitarse a los servicios comerciales, permitiendo que clientes y relacionados puedan contactar directamente y en todo momento con personal secretarial. Este equipo podrá manejar distintos protocolos de atención, así como filtrar, atender y reportar toda la información, enfatizando en las llamadas más importantes. Además, responderá consistente y estandarizadamente como se le indique, siguiendo determinados protocolos, que se adapten a lo convencional y a las necesidades de apoyo de cada negocio y área a la que deba derivarse la comunicación o información, casi en tiempo real, notificándola en la medida que se recibe.
Otro de los aspectos positivos que ofrece un sistema de recepción virtual es la disponibilidad de atención de llamadas por jornada laboral, extra o fines de semana y de forma ininterrumpida, sin necesidad de permanecer en determinado lugar de trabajo. Siempre será posible responder el teléfono y reportar la notificación de cada llamada, a quien deba derivarse la información recabada.
Confiar en un experto es imprescindible cuando necesitamos un servicio de calidad. Por eso, la atención de llamadas debe ser facilitada por una recepcionista virtual de calidad y no desde un call center. La especialización y el buen trato es esencial para conseguir fidelizar a los clientes.
En estos tiempos, contar con una voz humana amable se ha convertido en mucho más que un plus, pero, ¿cómo sería comunicación entre una empresa y un servicio de secretariado virtual? La falta de experiencia para contratar empleados externos por plazos o en horas, hace que el desconocimiento impida disfrutar de las numerosas ventajas que tiene esta opción opearativa.
La comunicación entre las áreas de una empresa y su equipo de secretariado virtual debe ser continua y directa. Se debe contactar con la secretaria siempre que se estime oportuno, y a la hora de establecer las pautas del contratación, debe resaltarse la importancia y la forma de esa comunicación. La secretaria debe estar informada de todos los cambios de la empresa que afecten sus tareas en derivación de información, como programación de eventos, desvío de llamadas, etc.
El canal de comunicación para contactar con cada secretaria o asistente recepcionista puede parametrizarse valiéndose de múltiples opciones tecnológicas comunicacionales con sólido control de información. Sin embargo, los medios más habituales son los centralizadores de llamadas telefónicas, con opción de transferencia, sistematizados con softwares y Apps de chats en línea, que pueden incluir la opción del correo electrónico, para soporte, control de reporte y notificación.
La comunicación debe establecerse de manera bidireccional entre las diferentes áreas de la empresa y una secretaria asistente y recepcionista / o staff, a objeto de impactar favorablemente en la interacción con los clientes. La labor principal de toda recepcionista es atender todo el tiempo a los clientes y relacionados en las jornadas ofrecidas, particularmente a los más importantes. Cuando sucede algún problema o se trata de una situación compleja de resolver, este personal virtual también requiere comunicarse de forma rápida con la empresa para obtener una solución y lograr que el cliente quede satisfecho, al menos con la atención recibida.
Es inteligente conocer los servicios y precios que ofrece nuestro sistema de secretariado virtual. Contáctenos sin compromiso…adelante!!!