Ineludible fortalecer más que los vínculos entre empleados y asegurar la comunicación efectiva de actores para salvar cualquier obstáculo al operar con modalidad de trabajo a distancia.
Adoptar formas de teletrabajar en estos tiempos está exigiendo establecer en las empresas procesos mucho más flexibles y el uso de herramientas digitales que agilicen la gerencia de equipos, tareas y comunicación entre empleados.
La incertidumbre laboral de los últimos años ha cimentado la experiencia del trabajo remoto, soportando la confirmación de las herramientas digitales como canales de utilidad estratégica para trabajar en cualquier lugar y facilitar cierta omnipresencia en la fuerza de trabajo, a la vez que se han consolidado tendencias de gestión y organización de equipos humanos con apoyo de la tecnología. Sin embargo, afrontar un aluvión de nuevos usuarios trabajando con aplicaciones de videoconferencia como Zoom o Webex o con plataformas de trabajo colaborativo como Slack o Microsoft Teams, va saliendo de preferencia por innovaciones en el mercado. Ahora, parece obligado salvar las distancias más allá de Zoom.
Uno de los principales desafíos del trabajo en remoto es el de mantener la moral de los trabajadores, que no pueden compartir el contacto presencial consuetudinario con colegas y líderes de equipo, tal y como devela una encuesta realizada por la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM – Society for Human Resource Management), asociación de miembros profesionales de recursos humanos con sede en Alexandria, Virginia – USA, que promueve el papel profesional del manejo del talento humano, mientras influye y monitorea sobre cuestiones de gestión laboral en el plano legislativo global. En ese aspecto, durante la pandemia se probó que las videoconferencias vía Zoom o Skype fueron de gran ayuda. Pero, hoy se hace necesario avanzar en esa línea para equipos laborales en contextos sociales hostiles, siendo ineludible facilitar las dinámicas de colaboración y aprendizaje conjunto valiéndose de recursos accesibles.
La industria tecnológica sigue reaccionando al entorno anterior con soluciones como Miró, que ofrece gestionar lluvias de ideas de manera visual, valiéndose de pizarras digitales sincronizadas, cronómetros y un sistema de votación en tiempo real, para fortalecer los equipos humanos que no trabajan en el mismo espacio físico, pasó a aportar en las reuniones virtuales la opción de usar pizarras digitales sincronizadas para soportar la gestión de propuestas e ideas. Mientras tanto, otras herramientas como Kahoot, TEAM MOOD o Dr. Clue afrontan ese mismo reto y facilitan las dinámicas de comunicación a través de alternativas al acompañamiento presencial, como salas de café virtual o experiencias de gamificación o ludificación, con la sugerencia de estrategias, modelos, dinámicas, mecánicas y elementos propios de los juegos en contextos diversos, a propósito de transmitir mensajes y contenidos, o de cambiar comportamientos, usando experiencias lúdicas que propicien la motivación en cualquier entorno posible.
Se habla de aplicaciones básicamente de realidad virtual que pretenden, de forma literal, acercar los trabajadores a sus oficinas y colegas, colaboradores o relacionados, y que ciertamente a gusto del consumidor, con ciertos artilugios obligan a usar aditivos, como lentes de realidad virtual. Así, herramientas como Arthur, Vr On, o MeetinVR, pueden supuestamente recrear espacios de trabajo virtual con más practicidad que en la vida real, optimizarlos y personalizarlos en función del tipo de reunión y de las preferencias de los usuarios, incluidas virtudes de la comunicación no verbal y facilidades para dinámicas de team building que apuntan al trabajo en equipo y la cohesión entre los trabajadores, abordando tácticas de coordinación entre ellos y de relación operativa con la empresa.
Los entornos adaptables al trabajo remoto ya exigen una comunicación eficiente más allá del uso del WhatsApp. Si bien, las video llamadas grupales fueron la primera respuesta para salvar las distancias, actualmente ya no facilitan lo suficiente para resolver problemas logísticos de equipos que teletrabajan, mientras se fomenta cohesión y colaboración de sus miembros sin exigir un espacio físico de confluencia.
WhatsApp o aplicaciones de mensajería instantánea similares como Telegram, aun cuando representan un medio o instrumento de trabajo, por su practicidad y eficacia en la comunicación, son espacios en los que conviven chats individuales con grupos familiares y de trabajo. Por lo que se hace necesario evitar el caos de los chats a varias bandas, valiéndose de herramientas como Slack, para aprovechar la mensajería instantánea controlando el flujo de trabajo con cierta seguridad y privacidad, al tiempo que garantiza centralizar toda la comunicación de un equipo de trabajo, así como el intercambio de información mediante mensajes de correo electrónico y otra documentación digital. Sumando, facilita la integración con otras herramientas online para gestionar tareas o proyectos, habilitando manejar notificaciones en Slack al registrar las novedades en otros espacios de trabajo.
Dada la panorámica y aunado a competir con Microsoft Teams, proveedores tecnológicos como los de Slack vienen incorporando nuevas funciones a sus aplicaciones, como la creación de controladores de flujos de trabajo, o Work Flow Builder, usando la propia conversación del chat para resolver tareas rutinarias y repetitivas con el uso de formularios, y enfocado en alcanzar altos grados de sinergia entre la mensajería instantánea y la gestión del flujo del trabajo, además de asegurar ciertos estándares de seguridad y privacidad.
Otra necesidad de los negocios es contar con distintos espacios virtuales de reunión donde se pueda también repartir tareas y controlar progresos. Por lo cual, ya existen aplicaciones que ofrecen trasladar todo el universo laboral de una oficina o institución a la nube con la opción de transcribir todas las conversaciones, una funcionalidad más dirigida a personal con problemas de audición.
Slack y Microsoft Teams se han alzado como las más sólidas soluciones para adoptar en teletrabajo, basadas en la conversación verbal y escrita, que compiten en el mercado global. Sin embargo, hay alternativas más sencillas y accesibles en costos para grupos de trabajo y proyectos más modestos, en cuanto a la facilidad de uso y con diseño de una interfaz agradable para ordenador, tablet y teléfono móvil, como son las soluciones Chanty y Flock.
En cuanto al almacenamiento en la nube, como punto de encuentro para rediseñar la gestión de proyectos, adoptar esta opción implica organizar el reparto y el progreso de las tareas de forma minuciosa, en lo que Trello o Todoist se ofrecen como opciones útiles para para gestionar movimientos por jornada de manera individual o con un equipo de trabajo. Pero, si la organización del trabajo gira en torno a un proyecto concreto donde hay que manejar personal de diferentes empresas y freelance, el mercado tiene alternativas como Basecamp, uno de los gestores de trabajo online más veteranos que resurge con nueva versión, originada en 2004, para espacios en remoto, ofreciendo equilibrio y orden ante la deslocalización, la dispersión y el estrés comunicativo, variables exacerbadas en el entorno del COVID-19.
En pro de alcanzar eficiencia del teletrabajo frente a la deslocalización laboral están surgiendo opciones como Dropbox Spaces, una solución de almacenamiento en la nube para gestionar el espacio de trabajo virtual en torno a los documentos. Dropbox presentó en 2020 la segunda versión de Spaces, como una evolución en el espacio virtual online que utiliza las facilidades de carpeta compartida en la nube, antes popularizadas por Google con su servicio Drive. La novedad de Spaces es que facilita que el espacio de trabajo se vaya organizando de manera natural a partir de los documentos como de la materialización de planes y procedimientos, compitiendo con Slite, Kipwise, Confluence o Notion, que combinan las facilidades de organizar por carpetas pero ofreciendo la flexibilidad del concepto wiki.